II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação – Relação com as Pessoas
Continuando a série de posts sobre o II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação, em especial sobre o I Encontro de Governança de Tecnologia da Informação, relato abaixo o tema Relação com as Pessoas. O post anteriores desta série foram sobre Governança de TIC e Alinhamento Estratégico.
Eis aqui o tema crucial da governança de TIC. Mesmo que sejam implantadas as melhores práticas de governança, que sejam adquiridas as melhores ferramentas e cedidas as melhores máquinas, se as pessoas não forem preparadas e motivadas para dar suporte à governança: processos não serão respeitados; projetos não atingirão a tríade tempo, custo e escopo para alcançar a qualidade; enfim, a governança não terá sucesso na sua implantação.
Segundo alguns especialistas presentes, a principal ferramenta de governança são os processos. Em grande parte, processos são desenvolvidos e implantados, porém não são executados. Por quê? A resposta deles foi taxativa: para que os processos possam ser executados de maneira eficiente e eficaz é necessário que as competências das pessoas sejam trabalhadas, principalmente a partir da (i) Motivação, da (ii) Preparação/Capacitação e do (iii) Incentivo. A tendência de sucesso na execução dos processos tende a aumentar substancialmente com tais atitudes.
Cada organização deve ter seu próprio método de trabalhar as competências de seus colaboradores, pois estas competências serão influenciadas diretamente pela cultura da empresa. Então é necessário entender primeiramente a cultura da organização para poder trabalhar a motivação, a capacitação e os incentivos às pessoas.
Sabemos que a implantação de governança não é uma tarefa trivial. Por isso, muitas empresas costumam contratar consultorias para tentar implantar a governança. Segundo palavras do Marcelo Silva Cunha (Ministério da Fazenda): “Não acredito na contratação de consultoria para resolver problemas desse tamanho”. Em sua concepção, ao invés de contratar a consultoria para elaborar os processos de governança, a contratação deveria ter foco na capacitação dos colaboradores, e esses serem os responsáveis pela elaboração e implantação dos processos.
Da visão do órgão, as pessoas devem, em ordem:
- Saber: As pessoas devem ser capacitadas e estimuladas a aprender;
- Poder: A organização deve provocar a inovação e ceder espaço para a criatividade e a proatividade;
- Querer: Após capacitar e ter espaço, as pessoas devem ser incentivadas para buscar o melhor para a organização.
O ambiente de TIC deve ser um ambiente onde as pessoas aprendam e, em seguida, melhorem a experiência dos seus pares/colegas. A troca de conhecimento/experiências com outras organizações também deve ser incentivada.
Como poderíamos melhorar a conscientização dos gestores sobre esse tema?
Finalizo este post com as palavras da nossa grande poetisa Cora Coralina:
"Feliz aquele que transfere o que sabe
e aprende o que ensina"
II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação – Alinhamento Estratégico
Continuando a série de posts sobre o II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação, em especial sobre o I Encontro de Governança de Tecnologia da Informação, relato abaixo o tema Alinhamento Estratégico. O primeiro post desta série foi sobre Governança de TIC.
Para tratar de Alinhamento Estratégico, inicio-o com as palavras do Gustavo Sanches, secretário de tecnologia da
informação do TST: “Nós que somos da TI[C] temos dificuldade de conhecer o que é TI[C], imagine quem não é da TI[C]”. Então o que é a TIC? Pergunta óbvia, não? Mas o contexto, nem tanto. O Gustavo com isso quis provocar os presentes quanto à complexidade que temos em nosso setor e a dificuldade que temos em nos comunicar com o negócio e vice-versa.
A principal função da Governança de TIC é o seu alinhamento com o negócio para dar suporte à estratégia do mesmo, com isso entregar o resultado esperado minimizando os riscos e problemas para a organização como um todo. Para que este alinhamento seja efetuado de maneira eficaz, o COBIT 4.1 diz que a governança de TIC deve ser estabelecida diretamente com a alta administração da empresa.
O principal interlocutor entre a TIC e a organização deve ser o Comitê Gestor de TIC, formado por administradores da TIC e, principalmente, do negócio. É a partir dele que devem ser negociados investimentos e decididas prioridades de execução dos projetos estratégicos. Além disso, o comitê gestor de TIC deve elaborar um modelo de comunicação da estratégia para que a comunicação com a empresa seja realizada de maneira concisa e eficiente.
Um dos exemplos citados dos problemas de comunicação foi no Tesouro Nacional, quando num questionário que perguntava aos gestores do órgão: “O que você quer da área de TI?”, e a resposta de um dos gestores foi: “Distância”. A partir daí, a TIC deste órgão iniciou um trabalho de comunicação e amadurecimento desse gestor nas atividades da TIC até torna-lo um dos principais patrocinadores.
Uma outra figura importante no alinhamento é a do Consultor de Negócios. O consultor pode ser considerado o facilitador da comunicação entre as duas áreas, TIC e negócio. O consultor deve verificar as necessidades do negócio e leva-las até a TIC e, com isso, poder comunicar o atendimento e cobrar a realização da atividade com o negócio e com a TIC, respectivamente. Este papel deve ser exercido por um dos colaboradores que possuem o linguajar técnico tanto do negócio quanto da TIC, e deve ser um funcionário da TIC.
Portanto, o alinhamento estratégico entre TIC e negócio é alcançado por um elemento indispensável que é a Comunicação, pela estrutura denominada Comitê Gestor de TIC e pelo papel do Consultor de Negócios. E na sua empresa, como se encontra o Alinhamento Estratégico e a Comunicação entre a tecnologia e o negócio?
II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação – Governança de TIC
Nos dias 25, 26 e 27 de outubro de 2011 aconteceu o II Encontro Nacional de Tecnologia da Informação (ENTI), onde reuniram-se representantes de órgãos públicos a nível municipal, estadual e federal, como também empresas privadas. O II ENTI abrangeu 6 atividades em paralelo, entre elas o I Encontro de Governança de Tecnologia da Informação cujo conteúdo vou compartilhar em 3 partes: Governança de TIC, Alinhamento Estratégico e Relação com as Pessoas.
O tema Governança de TIC foi um dos temas mais comentados já na abertura do evento. Todas as autoridades presentes, inclusive com a presença do Ministro das Cidades, Sr. Mário Negromonte, e da Ministra do Planejamento, Sra. Miriam Belchior, citaram a Governança de TIC em suas palavras. Nos seguintes parágrafos sintetizo o que foi abordado sobre esse tema durante os 3 dias de evento.
Um dado básico, mas que é sempre interessante reforçar é que para adotar a governança de TIC não é suficiente termos todos os conceitos na teoria, se na prática não aplicarmos e adaptarmos o que aprendemos de acordo com a cultura da organização. Corinto Meffe, diretor de integração e sistemas da informação da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, disse: "O ambiente de TIC é caótico por natureza".
Para tentar contornar esse caos é indicada a implantação das melhores práticas de governança de TIC. A implantação da governança deve ser realizada pensando grande, mas com passos pequenos. Não adianta pensar grande e tentar implantar tudo rapidamente sem o consentimento da cultura organizacional. Em analogia à palavras do Corinto, o Prof. Dr. Mauro Cesar, diretor de divisão tecnológica no Centro de Computação Eletrônica da Universidade de São Paulo , completou: "Com passos pequenos, teremos como tratar o caos num universo menor".
Em grande parte das apresentações tentaram mostrar que a responsabilidade pela governança de TIC é da alta administração, que a tecnologia deve dar todo o suporte necessário a essa governança, porém, não necessariamente, ser o principal responsável por ela.
É considerável também ter um comitê gestor ativo e ciente da situação e das necessidades da TIC. Este comitê gestor é o responsável por monitorar os custos e definir prioridades de investimentos. Em muitos órgãos o comitê gestor de TIC é criado, porém não funciona, existe apenas no papel.
Foi-se elucidado também a relação das melhores práticas em governança com os processos, pois processos são elementos essenciais para que a governança seja implementada de maneira efetiva. É interessante frisar que não adianta otimizar e implantar processos, é necessário estar presente diariamente no "corpo-a-corpo" explicitando os benefícios, tanto no ambiente de TIC quanto em toda a organização, quantas vezes sejam necessárias.
Para isso, precisamos definir papéis e responsabilidades para que possamos monitorar os indicadores com mais eficácia e veracidade. Segundo Gustavo Sanches do TST: "Governança é dar transparência. Adotá-la é estar preparado para se expor". Saber em qual nível estamos não é o suficiente, precisamos reconhecer onde estamos para que possamos melhorar: "Quem não mede não se conhece".
Em geral, podemos dizer que a governança de TIC se dá em alguns pilares como: participação direta da alta administração; geração de indicadores; definição de papeis e responsabilidades; implantação e gerenciamento de processos; e, principalmente, o entendimento da cultura organizacional para a melhor adaptação das pessoas à implantação da governança de TIC, sem o apoio e engajamento dos colaboradores dificilmente a governança terá sucesso. Governança de TIC é mudança de cultura e é um caminho a ser seguido para a melhoria e continuidade da prestação de serviços da Tecnologia da Informação e Comunicação.
Governança de TIC
Como vimos no post anterior (Planejamento Estratégico: um breve histórico), Segundo Fernandes (2009): " uma empresa sem missão é uma empresa sem um norte definido e (...) não tem condições de definir nenhuma estratégia". Sabemos que diante da competitividade no mercado atual, as organizações precisam inovar seus produtos e serviços para conquistar cada vez mais clientes. O caminho mais concreto para a inovação é, além da valorização das pessoas, um posicionamento da organização frente à concorrência e, para isso, é necessário um planejamento a partir de uma determinada missão.
Então, para atingir seus objetivos e metas, as empresas precisam executar as ações planejadas e essas ações precisam ser gerenciadas e mensuradas. À esse gerenciamento e mensuração dá-se o nome de governança, neste caso a governança corporativa. A governança corporativa pode ser interpretada como uma busca do aperfeiçoamento do comportamento das pessoas e das instituições (ALVES, 2001). Com a Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) não seria diferente, principalmente com a dependência cada vez maior do negócio para com a TIC. Por conta disso, muitos autores têm classificado a TIC como atividade fim da grande maioria das organizações ultimamente, e não mais como atividade meio.
O alicerce da governança de TIC é o seu alinhamento à governança corporativa. É preciso que o Planejamento Estratégico de TIC seja elaborado de acordo com as premissas do Planejamento Estratégico Organizacional para que o alinhamento seja atingido, isto é, a TIC trabalhar em prol do negócio. A partir desse alinhamento é possível entregar valor à organização, seja ele de caráter financeiro ou não. Caso o alinhamento não seja alcançado, é bem provável que programas concebidos e ações propostas sofram descontinuidade, o que não permite atingir metas estratégicas a longo prazo.
A governança de TIC pode ser auferida a partir da ISO 20000, esta norma define diretrizes de qualidade para a gestão de serviços de TIC. Essa ISO é baseada nas boas práticas de gestão de TIC: COBIT (Modelo de controle de objetivos de TIC) e ITIL (Conjunto de boas práticas a serem aplicadas na infraestrutura). A adoção dessas boas práticas tem crescido nos últimos anos juntamente com o destaque que a Tecnologia da Informação e Comunicação vem ganhando no ambiente corporativo. Portanto, é indicada a implantação de tais práticas para atingir e manter um nível de maturidade de melhoria contínua para que as organizações possam conquistar cada vez mais espaço perante a concorrência.
Referências
ALVES, Lauro Eduardo Soutello. Governança e cidadania empresarial. Rev. adm. empres.[online]. 2001, vol.41, n.4, pp. 78-86. ISSN 0034-7590.
Gerenciando suas listas com o Wunderlist
O uso de listas é uma técnica de organização, e por conseqüência produtividade, padrão de muitas pessoas que buscam listar e não esquecer as suas atividades pendentes como tarefas a fazer, lista de compras, filmes a assistir, convidados para o churrasco do final de semana, entre diversas outras possíveis aplicações. A maneira mais comum do uso de Listas é a dupla papel e caneta, porém com o uso de dispositivos móveis como tablets e smartphones fica mais fácil passar a usar listas no formato digital, com inúmeras vantagens. Neste artigo vou falar sobre o uso do Wunderlist, que é um aplicativo gratuito de gerenciamento de listas.
Para efeito comparativo, informo que antes de utilizar o Wunderlist cheguei a usar alguns (pagos e free) outros aplicativos de gerenciamento de atividades pendentes e listas para iPhone, porém em minha humilde opinião nenhum aplicativo que custe menos que $15 possui a integração, facilidade e simplicidade oferecida por ele.
Interface Web do Wunderlist
A principal vantagem do Wunderlist é que ele tem versões para as plataformas mais usadas do mercado, com sincronização automática entre todas elas, estando disponível para Windows, Mac OS, Linux, iOS (iPhone e iPad) e Android, além de uma versão WEB que pode ser acessada diretamente do navegador. Outro recurso bastante interessante é o compartilhamento de listas, o que permite usos como compartilhamento de lista de compras entre os membros de uma casa, ou de uma lista de tarefas em um trabalho em grupo.
Estes recursos já seriam o suficiente para encerrar o post por aqui, pois para muitos é o suficiente para justificar o uso, porém ainda vale incluir algumas outras características como:
- Interface do programa ser bem bonita e incrivelmente simples, o que permite qualquer pessoa usar o programa sem problemas.
- Notificação por e-mail e push informando o fim do prazo para executar a tarefa.
Todas as listas exibidas no Wunderlist para iPhone
Tarefas de uma lista.
Detalhes de uma tarefa (iPhone)
Wunderlist no iPad
Recomendo o uso do aplicativo e com o tempo verá como o mesmo aumentou a sua produtividade e o fez perder menos compromissos e prazos. Comentários sobre as experiências neste post são muito bem vindas.
Recomendo também o post do BR-Mac.org sobre o Wunderlist, onde ele explica com mais detalhes o funcionamento do mesmo.
Planejamento Estratégico: um breve histórico
O estudo do Planejamento Estratégico (PE) atualmente atrai os melhores acadêmicos e especialistas em negócios do mundo, porém as suas visões são sempre semelhantes e, em geral, baseiam-se principalmente em princípios filosóficos, físicos e matemáticos.
O PE busca basicamente tornar o desconhecido (futuro), conhecido. Para encarar o desconhecido necessitamos de estratégias (termo utilizado pelos gregos para designar a arte de planejar e executar movimentos e operações militares). A estratégia foi transportada para o mundo dos negócios para a determinação de políticas, missões e objetivos das organizações.
Missão e estratégia tornaram-se conceitos dependentes um do outro na visão organizacional. Segundo [3], uma empresa sem missão é uma empresa sem um norte definido e uma empresa que não tem uma missão definida não tem condições de definir nenhuma estratégia. Ainda segundo [3], uma empresa pode criar tantas estratégias quantos forem seus objetivos, quer seja da organização como um todo ou em relação a um único produto.
Igor Ansoff, considerado o pai do planejamento estratégico moderno, criou o termo gestão estratégica. Esta é formada por: (i) planejamento estratégico, (ii) capacidade de transformar planejamento em realidade e (iii) capacidade de gerir suas próprias mudanças [2]. O PE não deve ser simplesmente admirado, ele deve ser executado e acompanhado por meio de análises do feedback dos processos para ver se as metas estão sendo cumpridas.
O método de Descartes (cartesiano) foi e ainda tem sido amplamente utilizado na organizações. De acordo com [4], este método acabou criando estruturas hierarquizadas, modulares e departamentalizadas. Mas, o PE necessita das relações entre os componentes da empresa, abandonado essa visão racionalista. As mútuas influências nos processos de trabalho, a necessidade de visão integrada e também a importância do lado emocional/afetivo tornou-se imprescindível no processo de tomada de decisão nas empresas/instituições ultimamente.
Referências
[1] Economist.com. Strategic planning. Disponível em <http://www.economist.com/daily/news/displaystory.cfm?story_id=13311148&fsrc=nwl >
[2] Economist.com. Igor Ansoff. Disponível em <http://www.economist.com/daily/news/displaystory.cfm?story_id=11701586 >
[3] Fernandes, Elvis. O conceito de estratégia, em grego strategía… Disponível em <http://www.cafecomnegocios.com/2009/01/01/o-conceito-de-estrategia-em-grego-strategia/ >
[4] Filho, Jayme T. Estratégias para o caos. Disponível em <http://www.algiconsultoria.com.br/artigos/estrategia_caos.htm>